合唱ライフレシピ
【合唱ライフレシピ】第2回：団内調査は伝助で
01月12日（木）
管理人です。
連載：「合唱ライフレシピ」の第2回は団内調査についての取り組みをご紹介します。
一般の合唱団を運営していくにあたって大変なことの一つが、
出欠の確認やもろもろの意見集約ではないでしょうか？
具体的には、
- 演奏会打ち上げへの出席者数調査
- 楽譜を団体購入する場合の希望者調査
- 団内アンケート
のような場面のことになります。
あれこれ思い浮かびますよね？
CAでは平均でも月に2,3回はこのような調査があります。
学生の合唱団など、ほぼ毎日顔を合わせている団体であれば直接聞きまわればいいかもしれませんが
週一回、月数回というタイミングでしか集まることのない一般合唱団では
直接聞くのはあまり現実的な方法ではありません。
多くの団は、練習時間外にメールなどを使ってこの調査を行っているんじゃないかと思います。
調査で取りまとめをする役回りになった人がするのは、一般的に以下のような作業手順になるでしょうか。
- 団内メーリングリストに調査メールを投げる。
- 一人一人からメール返答を受けとる。
- 返事のない人に催促を出す。
- 表にして集計する。
- 全体に集計結果の連絡
これ、結構根気のいる作業ですよね(^^;)。
団員数の多い合唱団なら尚更…。
このような作業を少しでも効率化するために
CAでは団内のもろもろの調整ごとに伝助というサービスを利用しています。
ご利用はこちらからどうぞ。
↓
伝助の活用
詳しい使い方は伝助の利用方法をご覧いただければわかると思いますが
スケジュールの調整用に作られたサービスで簡単なアンケートページを作ることができます。
CAではこの伝助で作成したアンケートページのURLを団内のメーリングリストなどで連絡します。
今回は試しに演奏会で注文するお弁当について調査するアンケートページを作ってみました。
URLは以下になります。
http://densuke.biz/list?cd=mFcmqWSLf4SvnHPb
※足跡代わりに入力頂いても構いませんが、お弁当は注文しません(^^#)
このページにアクセスして回答してもらうことで、注文数を集計することができます。
これによって先ほどの作業手順のうち、以下の通り2,4の手順が省略できることになります。
- 団内メーリングリストに調査メールを投げる。
→アンケートページのURLを合わせて連絡する。 一人一人からメール返答を受けとる。★省略★- 返事のない人に催促を出す。
表にして集計する。★省略★
→伝助のアンケートページで自動的に集計される。- 全体に集計結果の連絡
これだけでも、取りまとめをする役の手間が減りますよね。
まあ、そんなことよりも3が一番大変なんだよ。という意見もあるかもしれません。。。
そこは団員に任せるしかないですね。
伝助の便利なところ
上記以外に、CAが伝助を利用している理由は以下のようなところでしょうか。
- アンケートの自由度が高い
もともと日程調整をすることを目的に作られたサービスなのですが
実は、日程調整以外のことにも応用可能です。
先ほどのお弁当注文のアンケートもそうでしたね。
改行区切りで選択肢を並べていけば自在にアンケートを作ることができます。 - csv出力ができる
入力された情報は自動でページ上に反映されて選択肢毎に○や×、△の数が集計されます。
これだけでも十分便利なのですが、
エクセルなどで、もっと複雑な集計をしたい人のためにcsvでの出力も可能になっています。 - PC・携帯問わず利用できる。
パソコンでも、、携帯でもスマートフォンでもアンケートページのURLにアクセスすれば回答が可能です。
実際のところ一番の理由はこれですね。
同じような機能を持ったウェブサービスも探せば沢山あると思いますが、
多機能過ぎず、シンプルにやりたいことだけを満たしてくれるようなところが個人的には気に入っています。
伝助って名前も、愛着が持てていいじゃないですか！（完全に私感）
もっとすごいサービスや、伝助の活用法があるぜ~という
全国の合唱団の皆さん、メッセージをお待ちしています！！
【合唱ライフレシピ】第１回：オーダー表をCacooで作ってみた。
01月05日（木）
管理人です。
ＣＡにはいろいろな人材がおりますので、
いろんな側面から記事を書いていけたらなと考えているのですが
まずはその第一弾として、管理人の私より記事を書かせていただきます。
今回のテーマは合唱団におけるオーダー表作成です。
ステージでのオーダー表(並びやフォーメーションなど、呼び名が様々ですがここではオーダーで統一)は奇麗な並びを作るのになくてはならないものですよね。
管理人の学生時代には鉛筆と定規で作っていた記憶があります。
また、卒業後一般の合唱団に入ってからはエクセルのマス目に名前を入力して作ることが一般的でした。
他にもVisioという図面作成ソフトを使って奇麗な表を作る人もいましたし、
あれこれパターンを考えるのに団員の名前を書いた付箋をペタペタ貼り替えつつ作成したこともありました。
管理人はCAのオーダー係もしており、
個人的には毎回エクセルでオーダー表を作ることに少々不便さを感じていました。
そこで思い立って、
昨年の青森での全国大会の時にCacoo(カクー)というWEBサービスを利用してみたのですが
なかなか便利だったので、こちらにレポートしようと思います。
エクセルでのオーダー作成
全国大会一つ前のステージ。都大会で作成したオーダー表のひな型がこちらになります。
※クリックで大きくなります。
8間5段の山台上に大きな弧を作ってメンバーを並ばせるオーダーです。
一人一人が均等な間隔を保ちながらどの山台のどこの位置に並ぶのかをエクセルのマス目を使って表現したのですが
セルの結合などをつかったので、思ったより作り上げるのが難しかったです(^^;)。
Cacooでのオーダー作成
CacooはWeb上でお絵描きができるツールです。
使い方に関してはこちらやこちらを読んでみてください。
便利な点は色々とありますが、
私が惹かれたのはパワーポイントのオートシェイプのような操作感覚で図が作成できるところとWeb上で共有できるというところです。
Cacooを作って実際に作成したオーダー表のひな型がこちらになります。
※クリックで大きくなります。
ひな形の作成手順はこんな感じです。
- 山台
連盟さんから送られてきたステージの図表をもとに、山台を作ります。
これは四角形のステンシル(※オートシェイプのようなもの)を山台の板に見立てて並べていきます。
後ろ2列は縦の幅が少ないので、ステンシルの大きさを変えて表現しました。 - 人の配置
人の表現には○型のステンシルを利用しました。
人数分の○を図面上に貼り付けたら、全体的に大きな弧を描くように並べて
一段に何人くらい乗るのか？左右の人数が対象になっているか？などを確認します。 - 間隔調整
1-4段目の山台を全体的に使って並ぶという方針があったので、およそ一つの板の中に2人ずつの間隔で立つことにしました。
また、前後の列で人が被らないようにしたかったので
2,4段目の人は板の継ぎ目を跨ぐか板のセンターに立つ。
1,3列目は板を4等分したとして1/4,3/4の位置を跨ぐように立つ。
という方針で○の位置を調整していきます。
Cacooはタテヨコでステンシルの位置がそろうように補正を促す機能があるので、この作業も簡単に行うことができました。
ひな型ができたら、これを先生やパートリーダーに見てもらい
パート別に色分けや名前を入力して完成となります。
完成品はこのようになりました。※名前の部分は黒塗りにしています。
※クリックで大きくなります。
修正と共有
完成版オーダーとひな形を比べると結構変更が入っていることが分かりますね。
そう、オーダーはどんどん変更されるものなんです(^^;)
仕事の都合で急遽オンステできなくなったメンバーが出たり、
実際に歌ってみるとしっくりこなかったり、
色々な理由でオーダーは変わっていきます。
修正されたオーダーは、都度Cacooにアクセスしてちょこちょこ修正していきます。
最後に編集が入ったのは本番前日の飲み会の場でしたが、
ノートパソコンの画面を見ながら、こっちの方が歌いやすい！こっちの方がきれいに見える!と
みんなでワイワイとオーダー編集をしていたのが思い出されます。
修正した図は、同じURLでWEB上に保存されているので
パソコンやスマートフォンなどでアクセスすればその時の最新のオーダーを確認することができます。
※団員からガラケーだと上手く表示できないとの報告がありました。
今回、旅先でプリンタの確保が難しかったため、オーダーのプリントアウトは行わずに
スマートフォンを持っているメンバー（CAでは半数以上）がまわりの人に見せてあげるように頼みました。
本番当日も新しいオーダーでスムーズに並べていた？みたいです。
プリントアウトを行う場合は、オーダーを画像ファイル形式で落として来て
エクセル等に貼って印刷すれば簡単に作成できます。
有料版ではpdfでの出力もできるようです。
今後の展望
今回Cacooを使ってみて、なかなか手軽にオーダー表を作れることがわかりました。
CAでは昨年末の演奏会でもCacooを利用していますし、
もっとノウハウがたまってきたらまた記事を書こうかなと思っています。
他でも利用されている方がいましたら、是非情報をお寄せ下さい。
それでは