【合唱ライフレシピ】第2回:団内調査は伝助で

管理人です。

連載:「合唱ライフレシピ」の第2回は団内調査についての取り組みをご紹介します。

一般の合唱団を運営していくにあたって大変なことの一つが、
出欠の確認やもろもろの意見集約ではないでしょうか?

具体的には、

  • 演奏会打ち上げへの出席者数調査
  • 楽譜を団体購入する場合の希望者調査
  • 団内アンケート

のような場面のことになります。
あれこれ思い浮かびますよね?
CAでは平均でも月に2,3回はこのような調査があります。

学生の合唱団など、ほぼ毎日顔を合わせている団体であれば直接聞きまわればいいかもしれませんが
週一回、月数回というタイミングでしか集まることのない一般合唱団では
直接聞くのはあまり現実的な方法ではありません。
多くの団は、練習時間外にメールなどを使ってこの調査を行っているんじゃないかと思います。

調査で取りまとめをする役回りになった人がするのは、一般的に以下のような作業手順になるでしょうか。

  1. 団内メーリングリストに調査メールを投げる。
  2. 一人一人からメール返答を受けとる。
  3. 返事のない人に催促を出す。
  4. 表にして集計する。
  5. 全体に集計結果の連絡

これ、結構根気のいる作業ですよね(^^;)。
団員数の多い合唱団なら尚更…。

このような作業を少しでも効率化するために
CAでは団内のもろもろの調整ごとに伝助というサービスを利用しています。

ご利用はこちらからどうぞ。

伝助ロゴ

伝助の活用

詳しい使い方は伝助の利用方法をご覧いただければわかると思いますが
スケジュールの調整用に作られたサービスで簡単なアンケートページを作ることができます。

CAではこの伝助で作成したアンケートページのURLを団内のメーリングリストなどで連絡します。

今回は試しに演奏会で注文するお弁当について調査するアンケートページを作ってみました。
URLは以下になります。
 http://densuke.biz/list?cd=mFcmqWSLf4SvnHPb
※足跡代わりに入力頂いても構いませんが、お弁当は注文しません(^^#)

このページにアクセスして回答してもらうことで、注文数を集計することができます。
これによって先ほどの作業手順のうち、以下の通り2,4の手順が省略できることになります。

  1. 団内メーリングリストに調査メールを投げる。
     →アンケートページのURLを合わせて連絡する。
  2. 一人一人からメール返答を受けとる。★省略★
  3. 返事のない人に催促を出す。
  4. 表にして集計する。★省略★
     →伝助のアンケートページで自動的に集計される。
  5. 全体に集計結果の連絡

これだけでも、取りまとめをする役の手間が減りますよね。

まあ、そんなことよりも3が一番大変なんだよ。という意見もあるかもしれません。。。
そこは団員に任せるしかないですね。

伝助の便利なところ

上記以外に、CAが伝助を利用している理由は以下のようなところでしょうか。

  • アンケートの自由度が高い
      もともと日程調整をすることを目的に作られたサービスなのですが
      実は、日程調整以外のことにも応用可能です。
      先ほどのお弁当注文のアンケートもそうでしたね。
      改行区切りで選択肢を並べていけば自在にアンケートを作ることができます。
  • csv出力ができる
      入力された情報は自動でページ上に反映されて選択肢毎に○や×、△の数が集計されます。
      これだけでも十分便利なのですが、
      エクセルなどで、もっと複雑な集計をしたい人のためにcsvでの出力も可能になっています。
  • PC・携帯問わず利用できる。
      パソコンでも、、携帯でもスマートフォンでもアンケートページのURLにアクセスすれば回答が可能です。
      実際のところ一番の理由はこれですね。

同じような機能を持ったウェブサービスも探せば沢山あると思いますが、
多機能過ぎず、シンプルにやりたいことだけを満たしてくれるようなところが個人的には気に入っています。

伝助って名前も、愛着が持てていいじゃないですか!(完全に私感)

もっとすごいサービスや、伝助の活用法があるぜ~という
全国の合唱団の皆さん、メッセージをお待ちしています!!

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